Apoderamiento apud acta y registro electrónico de apoderamientos

El apoderamiento apud acta es un acto que nos permite señalar a una persona para actuar en nuestro nombre frente a las administraciones públicas. Desde que comenzó digitalizarse el sector público podemos otorgar apoderamiento apud acta por medio del registro electrónico de apoderamientos.

Esta funcionalidad ha agilizado el procedimiento y ha reducido costes y tiempos de tramitación.

En nuestro artículo de hoy vamos a analizar la regulación de la actuación mediante representación, los modos de otorgar y registrar poderes y los casos en que se puede actuar en nombre de un tercero o en los que se puede anular está actuación.

¿Qué es la actuación mediante representación?

Los interesados en el procedimiento administrativo pueden actuar por sí mismos o por medio de representantes. El representante es la persona que asume la relación con la administración para que su representado no tenga que hacerlo.

Todos los interesados con capacidad de obrar pueden actuar en el procedimiento administrativo por medio de representante. A su vez, pueden representar a otras personas:

  • Las personas físicas con capacidad de obrar.
  • Y aquellas personas jurídicas que hayan previsto en sus estatutos esta posibilidad.

¿Es necesario acreditar la representación?

La representación solo deberá acreditarse en determinadas actuaciones. Así, se presume en los actos y gestiones de mero trámite. Pero deberá presentarse el apoderamiento cuando se vaya a realizar alguna de las siguientes actuaciones:

  • Formular solicitudes.
  • Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
  • Interponer recursos.
  • Desistir de acciones.
  • Renunciar a derechos.

¿Cómo se acredita la representación?

El registro electrónico de apoderamientos ha facilitado la acreditación de la representación. De hecho, actualmente se puede otorgar el apoderamiento apud acta y acreditarlo mediante medios digitales.

El apoderamiento apud acta y el registro electrónico

Para acreditar la representación es válido el apoderamiento apud acta realizado mediante comparecencia personal o electrónica, así como la inscripción del apoderamiento en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente.

Apoderamiento apud acta

Llamamos apoderamiento apud acta aquel que se produce mediante comparecencia. Tradicionalmente, para acreditar que alguien actúa en nuestra representación se le tenía que conceder un poder notarial.

La alternativa siempre ha sido el apoderamiento apud acta. Básicamente consistía en personarse ante el organismo competente junto al representante y manifestar que esa persona iba a actuar en nuestro nombre.

Actualmente podemos otorgar el apoderamiento apud acta por medio de comparecencia electrónica, lo que resulta mucho más sencillo, rápido y económico. Para otorgar el apoderamiento apud acta medios electrónicos basta con la comparecencia electrónica y la utilización de los sistemas de firma electrónica que admite la Ley 39/2015. También se puede otorgar el apoderamiento apud acta mediante comparecencia personal en las oficinas destinadas a la asistencia al interesado en materia de registros.

Los registros electrónicos de apoderamientos

Tanto la Administración General del Estado como las de las Comunidades Autónomas y entidades locales dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos (puedes acceder desde aquí). En este registro deben inscribirse los apoderamientos apud acta.

Al margen de los registros electrónicos generales, cada organismo está facultado para implementar un registro propio. En estos registros orgánicos solo se podrán inscribir aquellos poderes otorgados para la realización de trámites específicos con esa entidad.

La administración garantiza la interoperabilidad de los registros, facilitando su interconexión y compatibilidad para agilizar la tramitación de procedimientos administrativos.

Estos registros incluirán:

  • Identificación del representado y su representante.
  • Fecha de inscripción.
  • Periodo de tiempo por el cual se otorga el poder.
  • Tipo de facultades otorgadas. Las tipologías válidas son las siguientes:
    • Poder general. Permite actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación y ante cualquier administración.
    • Poder para actuar en cualquier tipo de procedimiento. Se limita a una administración organismo concreto.
    • Poder para realizar únicamente determinados trámites. En este caso se debe especificar cuáles son los trámites aceptados.

Los poderes que se inscriban en estos registros tienen una validez máxima de 5 años. En cualquier caso, el poderdante podrá retirar su apoderamiento o prorrogar lo en cualquier momento.

¿Puede representarme una persona contra mi voluntad?

En principio es imposible que una persona te represente contrato voluntad, ya que los actos más relevantes requerirán que se acredite el apoderamiento. Por supuesto, podría ocurrir que esa persona haya falsificado el poder.

En este caso siempre podrás recurrir el acto administrativo, ya que la acreditación de la condición de representante y los poderes reconocidos se incorporan al expediente administrativo.

¿Son válidos los actos realizados sin apoderamiento apud acta?

Cuando una persona actúa en nombre de otra y no pueda acreditar su apoderamiento, el acto puede ser válido siempre que se subsane el defecto en un plazo de diez días. Si las circunstancias lo requieren, este plazo puede ser superior.