La firma electrónica ha supuesto una de las novedades de la Ley 39/2015. En su intento de digitalizar las Administraciones Públicas, esta norma ha introducido sistemas de identificación y firma por medios electrónicos.
En algunos casos podemos estar obligados a utilizar este tipo de sistemas digitales. Ante el resto de situaciones podremos solicitar ayuda a los funcionarios encargados de esta materia.
A continuación se analiza la regulación actual de la firma electrónica y los sistemas de identificación ante las Administraciones Públicas.
¿Cómo funciona la firma electrónica en el procedimiento administrativo?
Las administraciones públicas están obligadas a comprobar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo. Para ello tienen que comprobar su nombre y apellidos (razón social en el caso de las empresas y entidades) en el DNI o en un documento equivalente.
Actualmente podemos identificarnos de forma electrónica. Para ello podemos utilizar certificados digitales, así como sistemas de clave concertada.
Debemos destacar que si la Administración General del Estado acepta alguno de estos sistemas, este resultará válido ante cualquier administración pública.
Tipos de identificación electrónica aceptados por las Administraciones Públicas
La LPACAP determina que son válidos para identificarse ante las Administraciones Públicas los siguientes sistemas:
- Certificado electrónico cualificado de firma electrónica. Debe estar expedido por prestadores de servicios de certificación incluidos en una lista de confianza.
- Certificado electrónico cualificado de sello electrónico. Lo expiden las mismas entidades.
- Clave concertada u otros sistemas que las administraciones hayan predeterminado. Requieren un registro previo del usuario, donde podamos garantizar nuestra identidad.
En todo caso, los sistemas de clave concertada se entienden como accesorios. Esto significa que siempre estarán disponibles, al menos, los sistemas de firma o sello electrónico.
Los sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas
Para que el sistema de firma sea válido para identificarnos basta con que el medio permita acreditar la autenticidad de nuestro consentimiento y la expresión de nuestra voluntad. A fin de cuentas el sistema de firma electrónica sustituye la firma tradicional.
Precisamente por ello se complementan los sistemas de firma con casillas de verificación y con la comprobación de códigos tipo PIN.
Los sistemas de firma que podemos utilizar en el procedimiento administrativo son idénticos a los sistemas de identificación aceptados y se rigen prácticamente por las mismas normas.
Cuándo debo utilizar la firma digital
El uso de una firma, sea autográfica o digital, solo es obligatorio para realizar determinadas actuaciones frente a las Administraciones Públicas. En particular:
- Formular solicitudes.
- Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
- Interponer recursos.
- Desistir de acciones.
- Renunciar a derechos.
Si has consultado nuestro artículo sobre la actuación mediante representante, comprobarás que los casos en los que se nos pide identificarnos y firmar son idénticos a los casos en los que se requiere acreditar la representación.
Esto se debe a que son actos administrativos que pueden perjudicar nuestros derechos legítimos e intereses subjetivos. Precisamente por ello las administraciones públicas deben velar por garantizar nuestra identidad y que estamos convencidos de la voluntad que estamos comunicando.
¿Puedo solicitar ayuda si no sé utilizar medios electrónicos?
Cada vez más trámites se deben realizar obligatoriamente por medios electrónicos. Precisamente por ello, las administraciones públicas están obligadas a facilitar a los interesados canales de acceso, sistemas, aplicaciones y otros recursos auxiliares.
También existen funcionarios públicos encargados específicamente de identificar a los interesados en el procedimiento administrativo cuando no disponen de los medios electrónicos necesarios. Para ello bastará con que el interesado se identifique ante el funcionario y haga constar su voluntad por escrito, por si en el futuro existe algún conflicto.