Registro electrónico en la Administración Pública: cómo y cuando usarlo

Todas las Administraciones Públicas disponen de un Registro Electrónico General donde se inscriben los documentos que haya recibido cualquiera de sus órganos, organismos o entidades vinculados o dependientes. También suelen constar los documentos oficiales que estos remitan a los interesados, si bien esta inscripción no es obligatoria.

Cualquier organismo público vinculado o dependiente puede disponer de su propio registro siempre que esté interconectado con el Registro Electrónico General de la administración de la que dependa. Este debe funcionar como un portal que facilite el acceso al resto de registros electrónicos.

En la sede electrónica que permita acceder a estos podremos encontrar la relación actualizada de los trámites que podamos iniciar online.

Orden de inscripción de los registros electrónicos

Las inscripciones en los registros electrónicos se realizan por orden de recepción o salida. Además, siempre constará la fecha y hora en que se produce la operación. De este modo se podrá certificar si se ha realizado o no la comunicación y en qué momento se ha hecho.

Además del momento de inscripción, también deben constar:

  • Identificación del órgano administrativo y del interesado.
  • Referencia al contenido del documento.
  • Número de entrada del registro.

Toda esta información se entregará en un recibo que el interesado puede utilizar en sus posteriores actuaciones administrativas. Por ejemplo, necesitaremos conservarlo para presentar recursos administrativos o hacer un seguimiento del trámite.

Dónde se pueden presentar los documentos para la Administración

Podemos remitir los documentos dirigidos a los órganos de las Administraciones Públicas en el registro electrónico de la propia Administración. También podemos utilizar los registros electrónicos de otras administraciones, así como:

  • Oficinas de correos.
  • Representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
  • Oficinas de asistencia en materia de registros.
  • Y otros registros legalmente.

Precisamente por ello es importante que los registros serán interoperables. De este modo se garantiza la transmisión instantánea de la información y la recepción del documento en el registro de destino.

¿Son obligatorios los registros electrónicos?

Los registros electrónicos no son obligatorios para los interesados, aunque algunos de ellos estarán obligados a relacionarse con las Administraciones Públicas por esta vía. Para más información os remitimos a nuestro artículo sobre los derechos frente a las administraciones públicas.

En cualquier caso, las administraciones si deben utilizar la operativa digital. En el caso de gestionar documentación física tendrán que digitalizar la, incorporándola posteriormente expediente administrativo electrónico.

Si esta documentación corresponde al interesado, se la tendrán que devolver. Así que la Administración no debería quedarse con ningún documento original.

¿Cuándo pueden obligarme a utilizar registros electrónicos?

En general, están obligados a utilizar los registros electrónicos:

  • Personas jurídicas.
  • Entidades sin personalidad jurídica.
  • Profesionales colegiados.
  • Empleado en las actuaciones por razón de su empleo.
  • Y aquellos representantes de cualquiera de los anteriores.

Pese a ello, las administraciones pueden determinar reglamentariamente la obligación de presentar algunos documentos por medios electrónicos. Para ello deben señalar qué procedimientos y colectivos quedan afectados, sin que se pueda obligar a utilizar estas vías a aquellas personas que no tengan acceso a los medios electrónicos necesarios.

¿Cómo funciona el archivo de documentos?

Además de su registro electrónico, todas las Administraciones Públicas disponen de un archivo electrónico único. En este se registran todos los procedimientos administrativos finalizados.

El archivo electrónico sirve para garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento. También facilitarán su consulta, lo que los convierte en un instrumento muy útil en caso de controversia jurídica o cuando necesitamos rescatarlos para documentar otros actos administrativos.